Polityka prywatności

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem yosacandle.pl , zwanego dalej „Serwisem” lub „Sklepem”.
2. Administratorem danych osobowych jest Yosa Candle Magdalena Baumgardt , ul. Upalna 90/10, 15-668 Białystok, NIP: 5423508079, REGON: 543343113, zwana dalej „Administratorem”.
3. Z Administratorem można skontaktować się:
   • w sprawach zamówień i obsługi klientów: sklep@yosacandle.pl ;
   • w pozostałych sprawach, w tym dotyczących ochrony danych osobowych: biuro@yosacandle.pl ;
   • telefonicznie: +48 519 837 410 .
4. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
5. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:
   • rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO);
   • ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
   • ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, w zakresie mającym zastosowanie do działalności Serwisu.

§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w związku z prowadzeniem Sklepu, obsługą zamówień, komunikacją z klientami oraz działaniami analitycznymi i marketingowymi, jeżeli są prowadzone.

1. Realizacja zamówień i umów sprzedaży

Dane są wykorzystywane w celu przyjmowania i obsługi zamówień, realizacji płatności, organizacji dostawy, kontaktu dotyczącego zakupów oraz wykonania umowy sprzedaży.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed jej zawarciem.

2. Obowiązki księgowe i podatkowe

Dane mogą być przetwarzane w celu wystawiania dokumentów sprzedaży, prowadzenia ewidencji oraz wypełniania obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

3. Kontakt z użytkownikami

Dane podane w wiadomości e-mail lub formularzu kontaktowym są wykorzystywane do udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji i załatwienia zgłoszonej sprawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia umowy, podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4. Reklamacje, zwroty i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być wykorzystywane do rozpatrywania reklamacji, obsługi odstąpień od umowy, realizacji obowiązków prawnych oraz ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiązków ustawowych oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie prawnie uzasadnionego interesu polegającego na ochronie praw Administratora.

5. Marketing własnych produktów

Dane mogą być wykorzystywane w celu prowadzenia marketingu własnych produktów i usług na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w zakresie dopuszczonym przez prawo.

Jeżeli określone działania marketingowe, takie jak wysyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną, wymagają uprzedniej zgody, są prowadzone dopiero po jej uzyskaniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zależności od rodzaju działania i właściwych przepisów.

6. Analityka internetowa

Serwis może wykorzystywać narzędzie Google Analytics do analizy sposobu korzystania ze strony, liczby odwiedzin oraz skuteczności poszczególnych funkcji Sklepu.

W zakresie, w jakim analityka wymaga dostępu do urządzenia użytkownika lub przetwarzania danych na podstawie zgody, odpowiednie narzędzia powinny być uruchamiane dopiero po jej udzieleniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

7. Reklama i remarketing

Serwis może wykorzystywać Meta Pixel do pomiaru skuteczności reklam, tworzenia statystyk oraz prowadzenia działań reklamowych i remarketingowych.

Narzędzie wymagające zgody użytkownika powinno być aktywowane dopiero po jej uzyskaniu.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda użytkownika.

§ 3. Zakres przetwarzanych danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i rodzaju podejmowanych działań.

Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres zamieszkania lub dostawy;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• dane do faktury, w tym nazwę firmy i numer NIP;
• informacje o zamówieniach, płatnościach i dostawach;
• informacje podane w formularzu kontaktowym lub korespondencji;
• informacje przekazane w celu personalizacji Produktu;
• adres IP i inne dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu;
• dane o aktywności w Serwisie, jeżeli są zbierane przez wykorzystywane narzędzia analityczne lub marketingowe.

Podanie danych niezbędnych do złożenia zamówienia jest warunkiem jego realizacji. Niepodanie takich danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy sprzedaży.

Podanie danych w celu skierowania zapytania do Administratora jest dobrowolne, ale brak danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych do celów opcjonalnej analityki i marketingu jest dobrowolne.

§ 4. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

1. Dane związane z umową sprzedaży – przez okres niezbędny do jej wykonania, a następnie przez czas konieczny do dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, zgodnie z odpowiednimi terminami przedawnienia.
2. Dokumentacja podatkowa i księgowa – przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa, co do zasady związany z pięcioletnim okresem przedawnienia zobowiązań podatkowych, liczonym według odpowiednich zasad.
3. Dane z korespondencji – przez okres potrzebny do obsługi zgłoszonej sprawy, a następnie, jeżeli jest to uzasadnione, przez czas potrzebny do wykazania jej przebiegu lub ochrony przed roszczeniami.
4. Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody albo wcześniejszego ustania celu przetwarzania, z uwzględnieniem ewentualnych odrębnych podstaw prawnych ich dalszego przechowywania.
5. Dane wykorzystywane w marketingu bezpośrednim na podstawie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania, nie dłużej niż jest to niezbędne.
6. Dane związane z reklamacjami i zwrotami – przez czas obsługi sprawy oraz okres uzasadniony obowiązkami prawnymi i ewentualnymi roszczeniami.

§ 5. Odbiorcy danych

W celu prowadzenia Sklepu i realizacji zamówień dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem, w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań.

Do kategorii takich odbiorców mogą należeć:

• dostawcy hostingu, infrastruktury informatycznej i obsługi technicznej Sklepu;
• operatorzy płatności, w tym PayU, jeżeli dana metoda płatności jest wykorzystywana;
• podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe;
• firmy kurierskie, operatorzy pocztowi oraz operatorzy punktów odbioru i automatów paczkowych;
• dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych, jeżeli narzędzia te są wykorzystywane w Serwisie;
• podmioty zapewniające obsługę poczty elektronicznej i komunikacji z klientami.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie wymaganym do realizacji określonego celu.

W zależności od charakteru współpracy odbiorcy działają jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora lub jako odrębni administratorzy danych. Jeżeli jest to wymagane, Administrator zawiera odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych.

§ 6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z wykorzystywaniem określonych usług technologicznych, w szczególności narzędzi Google i Meta, dane osobowe mogą być przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym do Stanów Zjednoczonych.

Jeżeli do takiego przekazywania dochodzi, odbywa się ono z zachowaniem wymogów rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie właściwej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z wykorzystaniem odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.

Użytkownik może zwrócić się do Administratora z pytaniem o stosowane mechanizmy zabezpieczające przekazywanie danych oraz sposób uzyskania ich kopii lub dostępu do informacji na ich temat.

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują prawa wynikające z RODO, w zakresie i na warunkach przewidzianych przez przepisy.

W szczególności są to:

• Prawo dostępu do danych – możliwość uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania – możliwość poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych przez RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach, wskazanych w przepisach.
• Prawo do przenoszenia danych – gdy spełnione są ustawowe przesłanki.
• Prawo do sprzeciwu – w szczególności wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
• Prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Jeżeli dane są przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem: biuro@yosacandle.pl .

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych , jeżeli uważa, że jej dane przetwarzane są niezgodnie z prawem. Informacje o urzędzie dostępne są na stronie uodo.gov.pl .

Jeżeli Administrator stosuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie, wywołujące skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływające na użytkownika, powinien przekazać wymagane informacje o takich działaniach zgodnie z art. 13 RODO.

§ 8. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies i może korzystać z podobnych technologii, które pozwalają na przechowywanie informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie do nich dostępu.

1. Cookies niezbędne

Są wykorzystywane do działania podstawowych funkcji Sklepu, takich jak utrzymanie sesji, obsługa koszyka, proces zamawiania czy zapamiętywanie niezbędnych ustawień.

W zakresie przewidzianym przez prawo stosowanie cookies niezbędnych nie wymaga odrębnej zgody użytkownika.

2. Cookies analityczne

Mogą być wykorzystywane do analizy ruchu na stronie, statystyk odwiedzin i sposobu korzystania z Serwisu.

Jeśli wykorzystywane jest Google Analytics lub inne narzędzie wymagające zgody, odpowiednie pliki cookies są stosowane dopiero po jej uzyskaniu.

3. Cookies marketingowe

Mogą służyć do pomiaru skuteczności reklam, remarketingu i wyświetlania treści reklamowych dopasowanych do zainteresowań użytkowników.

Jeżeli Serwis wykorzystuje Meta Pixel lub podobne rozwiązania, technologie wymagające zgody są uruchamiane dopiero po jej udzieleniu.

4. Zarządzanie zgodami

Użytkownik może zdecydować o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody na opcjonalne cookies analityczne i marketingowe.

Zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie. Odmowa zgody na opcjonalne cookies nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji Sklepu.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej, w tym usuwać zapisane pliki lub ograniczać ich obsługę.

5. Podstawa stosowania cookies

Zasady zapisywania informacji na urządzeniach użytkowników i uzyskiwania do nich dostępu wynikają w szczególności z Prawa komunikacji elektronicznej.

Jeżeli informacje uzyskane za pomocą cookies stanowią dane osobowe, ich przetwarzanie podlega również RODO.

§ 9. Zabezpieczenia danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

Do stosowanych zabezpieczeń należą w szczególności:

• szyfrowanie komunikacji za pomocą protokołu HTTPS;
• ograniczanie dostępu do danych do upoważnionych osób;
• regularne aktualizowanie systemów i oprogramowania;
• wykonywanie kopii zapasowych;
• stosowanie zabezpieczeń odpowiednich do charakteru i ryzyka przetwarzania danych.

Administrator okresowo weryfikuje adekwatność stosowanych zabezpieczeń i dostosowuje je do potrzeb oraz dostępnych rozwiązań technicznych.